I. Przetwarzanie danych osobowych
POLITYKA INFORMACYJNA DOTYCZĄCA PRZETWARZANIA DANYCH OSOBOWYCH PRZEZ EURO FORWARDING AND SHIPPING AGENCY SP. Z O. O. Z SIEDZIBĄ W ŚWINOUJŚCIU, UL. JANA SOŁTANA 1, 72-602 ŚWINOUJŚCIE
W związku z wejściem w życie przepisów Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. „w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/56/WE (RODO)” informujemy Państwa o sposobie i celu, w jakim przetwarzamy Państwa dane osobowe (dalej Dane), a także o przysługujących Państwu uprawnieniach związanych z ochroną danych.
1. Administrator danych osobowych
Administratorem Państwa danych osobowych jest Euro Forwarding and Shipping Agency Sp. z o. o. z siedzibą w Świnoujściu, ul. Jana Sołtana 1, 72-602 Świnoujście, Tel.: +48 91-321 65 11 wew. 24/41, Fax: +48 91?321 68 77, E-mail: office@eurofsa.com. Pod tymi adresami uzyskacie także Państwo szczegółowe informacje dotyczące przetwarzania przez nas Państwa danych osobowych.
2. Dlaczego, po co i na jakiej podstawie przetwarzamy Państwa dane:
Przetwarzamy Państwa dane zgodnie z postanowieniami RODO i polskimi przepisami w zakresie danych osobowych. Robimy to ponieważ wypełniamy:
a) wypełniamy obowiązki prawne (art. 6 ust. 1 lit c RODO),
b) wypełniamy zadania służące interesowi publicznemu (art. 6 ust. 1 lit e RODO),
c) wypełniamy zobowiązania wynikające z umowy (art. 6 ust. 1 lit. b RODO) bowiem przetwarzanie jest niezbędne do wykonania umowy,
d) przetwarzanie jest niezbędne do celów wynikających z?prawnie uzasadnionych interesów realizowanych przez Euro Forwarding and Shipping Agency lub przez stronę trzecią, (art. 6 ust. 1 lit f RODO).
Jako podmiot mający siedzibą na terenie Wolnego Obszaru Celnego i w porcie podlegamy szeregowi zobowiązań prawnych wynikających np. z przepisów celno-skarbowych, portowych oraz innym wymaganiom regulacyjnym. Możemy być ponadto zobowiązani w interesie publicznym do realizacji zadań obejmujących w szczególności zapobieganie przestępstwom. W razie konieczności będziemy przetwarzać Państwa dane w celu realizacji wymogów nakładanych przez te regulacje.
Dane są przetwarzane także w celu realizacji czynności (np. wstępu na teren Wolnego Obszaru Celnego), zawarcia lub wykonania umowy (np. przewozu, składu lub załadunku), w związku z którymi zostały nam przekazane, w zależności od okoliczności przed lub w związku z zawarciem lub wykonaniem takiej umowy.
Państwa dane mogą być także przetwarzane do takich celów jak weryfikacja tożsamości kontrahentów i osób ich reprezentujących lub działających na ich zlecenie, wypełniania obowiązków związanych z monitorowaniem terminowości spłat należności oraz zarządzaniem ryzykiem, czy wreszcie wykonywania obowiązków o charakterze podatkowym, celnym i rozliczeniowym.
Przetwarzamy także dane gdy zajdzie taka potrzeba, do celów wynikających z prawnie uzasadnionych interesów realizowanych przez Euro Forwarding and Shipping Agency Sp. z o.o. lub stronę trzecią. Robimy tak na przykład wtedy gdy działamy na rzecz zapewnienia bezpieczeństwa informatycznego, w celu dochodzenia roszczeń, oraz obrony przez roszczeniami, dla wewnętrznych celów administracyjnych takich jak sprawy pracownicze lub związane ze współpracą, przygotowanie statystyk i raportowania w ramach Grupy Euro Terminal.
Przetwarzamy także dane na podstawie ewentualnej Państwa zgody, udzielonej w określonych celach. Zgoda ta może zostać wycofana przez Państwa w dowolnym momencie. Wycofanie jej nie wpływa na zgodność z prawem przetwarzania przez Euro Forwarding and Shipping Agency danych do czasu wycofania tej zgody lub w sytuacji gdy Euro Forwarding and Shipping Agency przetwarza Państwa dane w oparciu o inną podstawę niż Państwa zgoda.
3. Jakie dane przetwarzamy
Aby realizować dla Państwa usługi przetwarzamy dane niezbędne do wykonania umowy lub wstępu na teren Wolnego Obszaru Celnego m.in. imię i nazwisko, PESEL, NIP, dane kontaktowe, w tym adres, dane dotyczące pojazdu lub naczepy wjeżdżającego na teren np. numer rejestracyjny, dane cumującego statku, nagrania utrwalone na monitoringu kamer przemysłowych.
4. Komu przekazujemy dane
Dane mogą być udostępniane innym odbiorcom w celu wykonania umowy z Państwem, w celu wykonania ciążącego na Euro Forwarding and Shipping Agency obowiązku prawnego, w oparciu o Państwa zgodę, lub dla celów wynikających z prawnie uzasadnionych interesów administratora lub osoby trzeciej. Odbiorcami mogą być w szczególności: upoważnieni pracownicy Spółki oraz inne osoby działające z upoważnienia Spółki, organy celno-skarbowe, organy zarządzające Zespołem Portów Szczecin-Świnoujście, organizacje rozliczeniowe, instytucje kredytowe i płatnicze, instytucje prawa pracy i ubezpieczeń, zakłady ubezpieczeń, podmioty z grupy Euro Terminal. Dane są przekazywane również podmiotom przetwarzającym dane na zlecenie Euro Forwarding and Shipping Agency i osobom działającym z ich upoważnienia, przy czym takie podmioty przetwarzają dane na podstawie umowy z Euro Forwarding and Shipping Agency i wyłącznie zgodnie z poleceniami Euro Forwarding and Shipping Agency oraz pod warunkiem zachowania tajemnicy. Do grona tych podmiotów zalicza się podmioty świadczące usługi na rzecz Euro Forwarding and Shipping Agency w szczególności z zakresu działalności bankowej, informatycznej, windykacyjnej, prawnej, ubezpieczeniowej, agencyjnej, pośrednictwa, marketingowej.
5. Przekazanie danych do państwa trzeciego (poza Unię Europejską)
Dane mogą być przekazane do odbiorców do Państwa trzeciego poza Unię Europejską:
a) Jeżeli jest to potrzebne do wykonania zawartej z Państwem Umowy lub do podjęcia działań przed zawarciem takiej umowy celu jej zawarcia,
b) W ramach korzystania przez Euro Forwarding and Shipping Agency z infrastruktury informatycznej (chmura, email).
Stosujemy wówczas standardy europejskie celem zapewniania Państwa danym odpowiedniego poziomu ochrony. Kopię przekazanych danych mogą Państwo uzyskać po zgłoszeniu takiej prośby do inspektora ochrony danych. Dane mogą być przekazane także po uzyskaniu Państwa zgody. Zgodnie z powyższym Państwa dane będą przekazywane na podstawie art. 49 ust. 1 lit a lub b RODO.
6. Jak długo przetwarzamy Państwa dane
Państwa dane będą przetwarzane jedynie przez okres niezbędny do realizacji celów przetwarzania wskazanych w pkt 2:
a) w zakresie realizacji zawartej ze Spółką umowy – do czasu zakończenia jej realizacji, a po tym czasie przez okres wymagany przez przepisy prawa lub dla realizacji ewentualnych roszczeń,
b) w zakresie wypełniania zobowiązań prawnych ciążących na Spółce w związku z prowadzeniem działalności i realizacją zawartych umów – do czasu wypełnienia tych obowiązków przez Spółkę,
c) w zakresie przetwarzania realizowanego wyłącznie w oparciu o zgodę – do czasu niezwłocznego usunięcia danych, zrealizowanego w oparciu o zgłoszone przez Państwa żądanie,
d) do czasu wypełnienia prawnie uzasadnionych interesów Spółki stanowiących podstawę tego przetwarzania lub do czasu wniesienia przez Państwa sprzeciwu wobec takiego przetwarzania, o ile nie występują prawnie uzasadnione podstawy dalszego przetwarzania danych.
7. Jakie prawa przysługują Państwu by dane były odpowiednio chronione:
Mają Państwo prawo do:
a) żądać dostępu do swoich danych, a także żądać ich sprostowania, ograniczenia ich przetwarzania lub ich usunięcia,
b) wycofania w dowolnym momencie udzielonej wcześniej zgody na przetwarzanie danych w zakresie jakiego dotyczy ta zgoda,
c) żądać przeniesienia dostarczonych danych osobowych przetwarzanych w celu zawarcia, wykonania umowy lub na podstawie Państwa zgody.
d) wnieść skargę do organu nadzorczego, którym w Rzeczpospolitej Polskiej jest Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych, jeżeli uznają Państwo, że przetwarzanie Państwa danych narusza przepisy prawa,
e) wniesienia sprzeciwu co do przetwarzania danych.
8. Czy mają Państwo obowiązek dostarczyć dane:
W zakresie w jakim Euro Forwarding and Shipping Agency przetwarza Państwa dane w celu wykonania wnioskowanych przez Państwa czynności lub zawarcia umowy i realizacji umowy, podanie przez Państwa danych jest warunkiem wykonania tych czynności lub zawarcia i wykonania umowy. Podanie danych ma charakter dobrowolny, lecz jest niezbędne do wykonania wnioskowanych czynności lub zawarcia i realizacji umowy. Dodatkowo, tam gdzie jest to wymagane przepisami np. celnymi, podatkowymi lub zapobiegającymi praniu brudnych pieniędzy lub finansowania terroryzmu, jesteśmy szczególnie zobowiązani do identyfikacji i zebrania danych. Tym samym przepisy wymagają wówczas dostarczenia nam tych danych i zawiadamiania nas o wszelkich ich zmianach. Jeżeli dane nie zostaną dostarczone nie będziemy mogli przeprowadzić wnioskowanych czynności lub zawrzeć i realizować umowy oraz prowadzić obsługi.
9. Od kogo pozyskujemy Państwa dane:
Dane pozyskujemy wyłącznie od Państwa lub tam gdzie jesteście Państwo pracownikami lub współpracownikami naszych kontrahentów, także od nich.
10. Profilowanie danych
Państwa dane nie są profilowane, w szczególności nie korzystamy z żadnych form automatycznego podejmowania decyzji czy zapewniania Państwu dostarczenia informacji dostosowanych do Państwa profilu działalności.
II. Polityka plików Cookies
„Cookies” to to niewielkie pliki tekstowe zawierające dane informatyczne przechowywane w urządzeniach użytkowników, które przeznaczone są do korzystania ze stron internetowych. „Cookies” pozwalają m.in. wyświetlać strony internetowe dostosowane do indywidualnych preferencji i zawierają najczęściej adres strony internetowej, czas przechowywania na urządzeniu użytkownika oraz własny unikatowy identyfikator.
Stosujemy Cookies sesyjne (tymczasowe) oraz stałe. Cookies sesyjne przechowywane są na urządzeniu użytkownika do wylogowania ze strony internetowej lub wyłączenia przeglądarki internetowej. Z kolei „Cookies” stałe przechowywane są przez zdefiniowany czas, który określany jest parametr zawarty w pliku „Cookies”.
Informacji zawartych w plikach „Cookies” używamy w celu m.in do udostępniania różnego rodzaju narzędzi i funkcjonalności strony internetowej oraz w celu gromadzenia ogólnych danych statystycznych. To pozwala nam identyfikować sposób korzystania użytkowników ze strony internetowej i daje możliwość ulepszania jej budowy oraz zawartości. Podkreślamy, że dane osobowe gromadzone przy użyciu plików „Cookies” są zaszyfrowane w sposób uniemożliwiający dostęp do nich osobom nieuprawnionym. Uniemożliwiają również personalną identyfikację użytkownika.
W przeglądarce internetowej można zmienić ustawienia dotyczące „Cookies” oraz dokonać ich ręcznego usunięcia. Właściwe informacje o obsłudze plików „Cookies” oraz możliwych konfiguracjach dostępne są w ustawieniach, zależnie od rodzaju przeglądarki.
Szczegółowe informacje na temat zmiany ustawień dotyczących plików „Cookies” oraz ich samodzielnego usuwania w najpopularniejszych przeglądarkach internetowych dostępne są w dziale pomocy przeglądarki internetowej oraz na poniższych stronach:
